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●名刺の管理方法。

名刺の管理ってどうしてる?

机の引き出しの中に、輪ゴムでまとめた名刺の束がもさっと入っている人って結構見ません?何を隠そう私も昔はそうでした。
名刺の束って、いつか必要になるかもしれないので、なかなか捨てられません。しかし、いざ名刺の束から必要な名刺を探そうと思ってもかなりの時間がかかるのです。几帳面な人に探している人の名刺を持っているかと聞いたほうがずっと早いです…。

せっかく名刺を頂いて、自分の人脈なのですから、もっと有効活用したいものですね〜。そのためにはまず、必要なのは名刺を管理すること。名詞を管理する仕組みを知ることではないでしょうか?

ここでは名刺管理の仕組みについて、いくつかのアイデアをご紹介したいと思います。

名刺管理の仕組みづくり

まず、最初はアナログな方法から始めましょう。

アナログでも、デジタルでも同じなのですが、名刺を管理する上で一番必要なことは「自分がわかるように名刺の管理方法を作ること」だと思います。どんなにたくさんの人脈があっても、それを管理する方法が決まっていないと、いざってときに意味がありません。時間を無駄に浪費するだけです。

「名刺管理の作り方」で一番大切なことって何でしょう?
それは、後で探す時に使いやすい名刺管理のルールを決めることだと思います。高いコストをかけてすっごい管理ツールを作り導入しても、管理するための仕組みや担当者、管理のルールなどが決まっていなければ意味がありません。でも、逆に完全にアナログで人の手で管理していても、しっかりした仕組みやルールができていれば、デジタルにはかなわないということです。

では、名刺管理のルールってどう決めればいいのでしょう?
まず、最初に考えることは、いつもどういうふうに名刺に書いてある情報を思い出すかということです。
例えば 「いつ頃会ったか」→「会社名は」→「名前は」…といった順番で思い出すなら「年・企業名・個人名」が名刺管理のルールになりますね。
もし、「IT関連だった」とか「販促物関係だった」など、業種や製品の種類で思い出すのなら、それもルールに加えましょう。「年・業種or製品・企業名・個人名」が名刺管理ルールになります。

まずは、自分の使いやすい方法で、自分自身の名刺管理ルールを決めることが大事です。
上記にあげた例はどちらとも「年」を最初のルールにしていますが、実は「年」を管理項目の1番目に分類にするのが最大のポイントなのです。
それは、大抵名刺交換した、だいたいの時期を控えていること、「年」による分類は「自動的な」名寄せになること、一掃の仕組みを作り上げるのに役立つことに繋がるからです。この名寄せ、一掃の仕組みというのが本当に大切で、データベースによる管理でも紙での管理でも、意味のあるデータの山となるか、使えないデータになるかはこの名寄せ、一掃の仕組みによるところ鍵といえるのです。それではこのルールをポイントにして、名刺管理の仕組みを作る方法をご紹介します。

STEP1*名刺管理ケースを用意する
長さが30センチ位で、上が開いたケースをいくつか用意しましょう。百円ショップで売っている専用のケースでも菓子ケースを切って使っても良いです。
大きさは名刺の分量によるので、1年間に集まる名刺の数が収まるくらいのケースを使用した方が良いです。
ケース自体は名刺管理の仕組みを作る上で、さほど重要ではありませんので、自分がわかりやすいものを使います。

STEP2*名刺をもらった年ごとに分ける
ケースの一番前に今年の年号を記入し、もうーつのケースに昨年の年号を記入、そしてもう一つに一昨年…と、年ごとにケースを作ります。そして、机の使いやすい引き出しの中に隣り合わせに並べましょう。机の上ではなく、引き出しに置きます。

今年、名刺交換した名刺は「今年」のケースに、古い名刺は「昨年」のケースにわけて入れていきます。具体的な年代がわからない場合は別に古い名刺を入れるケースを作ります。本当に覚えていない場合は「不明」のケースにまとめて入れておきましょう。

STEP3*名刺を企業名ごとに分ける
次に机の上で、トランプのカードを分けるように名刺を分けます。あまりにたくさんの名刺を持っていると、机の上では並びきらないかもしれませんので、その場合は床とか広い場所で作業した方が良いですね(;´∀`)

まず今年の分の名刺を、企業名で五十音順の山に並べましょう。
次に、各企業名の2番目の文字で、さらに五十音順に並べてください。
これで、すべての名刺が企業名順に並びました。

次に昨年の分の名刺も同じようにして並べます。その他の年代の名刺も、同じ手順で並べます。
これで、名刺管理の仕組み作りの「年」と「企業名」の部分が完成でっすヽ(゚∀゚)メ(゚∀゚)メ(゚∀゚)ノ

STEP4*個人名で分ける
同じ企業の人の名刺が何枚かある場合は、その企業の名刺で個人名による五十音順の並べ替えを行いましょう。昨年分の名刺と昨年以前の名刺も同じ手順で並べ替えてください。
このとき、もう使わないと思う名刺は迷わずにどんどん捨てましょう。
これで、名刺管理の仕組みの作成が全て終わったことになります。

STEP5*名刺管理の仕組みの活用
今年分の五十音順に並べた名刺を、今年用のケースに手前から入れていきましょう。次に、昨年分、その前、とケースに入れていきます。五十音順に並べているので、見出しがなくても簡単に探すことはできると思いますが、さらに検索を簡単にするために、五十音のインデックスタブを入れてみるのも良いアイデアだと思います。

今年分が終わったら、来年用作りに取りかかりましょう。その年の始めにこの方法で名刺ファイルシステムを作るのが一番簡単な方法です。新たに名刺を交換したら、同じじルールを使用し、新年用のケースに追加していけば良いのです。

引き出しの中で、ケースを横一列に並べることで、その年の名刺を探すのに、ケースの前から後ろへと見ていけばいいだけではなく、各年のケースを横並びに見ていけば、特定の企業をその年によって探すことも可能となります。
例えば、同じ会社で働く人の名刺が3年分のケースに何枚もまたがって入っている場合でも、ケースは同じルールを使用して分けられているので、名刺交換をした年が違っていても簡単に探し出すことができるんです(*゚Д゚)

STEP6*古い名刺の格上げ
過去分の名刺ケースから必要になった名刺を取り出した場合は、その名刺を使い終わったら今年分の名刺ケースに入れなおします。この方法で、頻繁に使用する名刺を今年のケースに入れ替えることができ、古い名刺をより活動的な状態に格上げできるというわけです。
今年分の名刺ケースの中には常に頻繁に使用する名刺を入れておきましょう。そして、使用しない名刺と分類することで探す方法を効率良くできるのです。

STEP7*自動的な一掃
年毎の名刺ケースを使用することにより、年によって名刺を分類することが可能です。年毎に名刺を分類すると、古い名刺の名寄せ一掃が楽にできますが、この一掃作業を嫌う人もいるでしょう。ですが、古くて全く使わない名刺はある期間が過ぎたら捨てるのが良いということです。ここで年毎にケースを分けなかった場合、一掃が非常に困難になってくるのです。

非常に困難になる原因は、「一掃をしない」ということなのです。名刺は今までと同様に積み重なり、数も増えればどんなに管理方法を徹底しても探す作業に時間がかかります。もちろん、ある期間の長さは個人個人で違うと思います。
しかし、どの位の期間を設定する場合は、その期間の長さが本当に必要なのか考えて設定する必要があります。3年と決めた場合は3年目の終わりに、3年聞使用されなかった名刺が入っている名刺ケースの中の名刺を全部捨てます。
年末ごとに3年前の名刺を捨てるということです。

この仕組みで毎年自動的に名刺の一掃をすることができ、3年という時間を設定したので、3年間全く使用されなかった名刺が残ることはなくなります。

この仕組みは、1度作ってしまえば続けるのは簡単ですし、空になったケースは新たに交換した名刺用ケースとして使用できるので管理人オススメです☆

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